KI in der Verwaltung – DSGVO-konform eingeführt,
im Arbeitsalltag angekommen.

und-KI begleitet Kommunalverwaltungen beim konkreten Einstieg in die Nutzung von Künstlicher Intelligenz. Das bedeutet: Wir analysieren gemeinsam mit einem Fachbereich, wo die meiste Zeit in Textarbeit fließt, entwickeln daraus Workflows für Ihre realen Aufgaben – zum Beispiel Sitzungsprotokolle, Ratsvorlagen oder Bürgerkorrespondenz –, schulen die Mitarbeitenden direkt an diesen Aufgaben und liefern die Unterlagen für Datenschutz, Personalrat und Gremien mit.

Ja. Es gibt keine Regelung, die Kommunen den Einsatz von KI verbietet. Maßgeblich sind DSGVO und Landesdatenschutzrecht sowie seit 2024 die EU KI-Verordnung, die KI-Systeme nach Risikoklassen einstuft. Für die Anwendungen, mit denen wir starten – interne Textarbeit, Protokolle, Vorlagen, Wissenssicherung – gelten keine besonderen Anforderungen über die allgemeinen Sorgfalts- und Transparenzpflichten hinaus. Anders sieht es aus, sobald KI in Entscheidungen über Bürgerinnen und Bürger eingreift; davon halten wir uns bewusst fern.

Die Grundregel: Personenbezogene Daten aus Fachverfahren gehören nicht in öffentliche KI-Tools. Wir bauen Workflows von Anfang an so, dass Anfragen anonymisiert oder in strukturierter Form verarbeitet werden – oder die Aufgabe rein auf Textmuster begrenzt bleibt. Wo sensiblere Inhalte unvermeidbar sind, arbeiten wir ausschließlich mit Plattformen, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Verarbeitung in der EU vorliegen. Ihre oder Ihr Datenschutzbeauftragte wird von Anfang an eingebunden, nicht am Ende informiert.

Bei unseren Anwendungen in aller Regel nicht. Als Hochrisiko gelten nach Anhang III unter anderem Systeme, die über den Zugang zu wesentlichen öffentlichen Leistungen entscheiden oder diese bewerten. Wir arbeiten nicht in diesem Bereich. Was für Sie in jedem Fall gilt: die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4, die seit Februar 2025 auch für Behörden als Betreiber greift. Genau diese Anforderung decken unsere Schulungen nachweisbar ab.

Früh und schriftlich. Der Einsatz von KI-Werkzeugen berührt regelmäßig Mitbestimmungstatbestände – insbesondere, wenn Systeme geeignet sind, Leistung oder Verhalten zu überwachen. Wir liefern Ihnen eine verständliche Beschreibung dessen, was das Werkzeug tut und was es ausdrücklich nicht tut, sowie einen Entwurf für eine Dienstanweisung als Gesprächsgrundlage. Die rechtliche Prüfung und der Abschluss einer Dienstvereinbarung bleiben bei Ihnen und Ihrer Rechtsabteilung – wir bereiten sie so vor, dass das Gespräch schnell geht.

Nein, und das ist auch nicht unser Anspruch. Ihr kommunales Rechenzentrum betreibt Ihre Fachverfahren und Ihre Infrastruktur. Wir arbeiten in der Schicht darüber: an den Arbeitsprozessen Ihrer Mitarbeitenden. Wenn Ihr Dienstleister bereits eine KI-Lösung bereitstellt, arbeiten wir damit – dann geht es darum, dass sie tatsächlich benutzt wird und nicht nur freigeschaltet ist.

Am wirkungsvollsten sind wiederkehrende Textaufgaben: Sitzungsprotokolle erstellen und formatieren, Ratsvorlagen und Beschlussvorschläge vorstrukturieren, Antwortentwürfe für wiederkehrende Bürgeranfragen, Pressemitteilungen und Social-Media-Texte, Übertragung von Verwaltungstexten in verständliche oder Leichte Sprache, Förderantragsrecherche sowie Einarbeitungs- und Wissensdokumentation vor Personalwechseln. Was in Ihrer Verwaltung am meisten bringt, klären wir im Erstgespräch.

Das ist eine berechtigte Sorge, gerade bei Texten mit Außenwirkung. KI kann plausibel klingende, aber fehlerhafte Inhalte erzeugen. Deshalb gilt in allen unseren Workflows: KI erstellt den Entwurf, ein Mensch prüft und gibt frei. Die Verantwortung für jeden Text bleibt bei Ihrer Verwaltung. Wir zeigen Ihnen ausdrücklich, bei welchen Aufgaben KI zuverlässig arbeitet und bei welchen der Aufwand für die Prüfung den Nutzen auffrisst.

Mit Zahlen aus dem eigenen Haus. Genau dafür ist der Pilot in einem Fachbereich gedacht: Was hat die Aufgabe vorher gedauert, was dauert sie jetzt? Wir bereiten die Ergebnisse so auf, dass Sie sie in Verwaltungsvorstand, Haupt- oder Digitalisierungsausschuss vorlegen können – einschließlich einer ehrlichen Darstellung der Risiken. Auf Wunsch nehmen wir an einer Sitzung teil und beantworten Fragen direkt.

Erste messbare Ergebnisse entstehen bei den meisten Kommunen innerhalb von vier bis sechs Wochen nach dem Start – abhängig davon, wie schnell Datenschutz und Mitbestimmung intern durchlaufen. Die inhaltliche Arbeit selbst geht schneller: Ein funktionierender Protokoll-Workflow steht in der Regel nach der zweiten gemeinsamen Sitzung.

Das klären wir im kostenfreien Erstgespräch, weil es vom Umfang abhängt. Wir kennen die vergaberechtlichen Wertgrenzen und schneiden Angebote so zu, dass sie in Ihre Beschaffungswege passen – in vielen Fällen als Direktauftrag im Rahmen eines Pilotprojekts. Wir arbeiten nicht mit versteckten Preismodellen: Was wir vorschlagen, begründen wir in eingesparten Stunden, nicht in abstrakten Nutzenworten.

Nein. Nach der Einführungsphase bleiben wir über unsere Community ansprechbar und begleiten die Ausweitung auf weitere Fachbereiche. Wenn sich Tools oder rechtliche Rahmenbedingungen ändern – etwa durch weitere Anwendungsstufen der EU KI-Verordnung –, informieren wir Sie aktiv, damit Ihre Verwaltung nicht selbst herausfinden muss, was das für ihre Prozesse bedeutet.